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メール送信のコツ・3つのマナーを覚えれば怖くない!

メール送信のコツ・3つのマナーを覚えれば怖くない!

正しいメールの送り方

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
「メール」というツールそのものは携帯電話などで慣れ親しんでいても、いざ仕事で取引先とメールでやり取りするとなると様々な暗黙のルールが存在し、悪気がなくても相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。
そんな状況を避け、コミュニケーションツールとして上手にビジネスメールを活用できればもう怖くありません!
今回はメールを相手に送る際に気をつけてほしいことをまとめましたので、もしご存知でない内容があれば是非積極的に取り入れてみてください。
ただ、やはりメールはあくまで「コミュニケーションツールの1つ」でしかありません。
緊急時や大事な要件では電話で話したり、直接会うなどして、メールだけに依存しないようにするのが大切です。
その上でメールを便利に効率良く活用してくださいませ。

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「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

メールの引用

「引用」は簡単&便利

差出人が送ったメール本文の一部を引用し、その内容に返事をすることで「何に対する返事なのか」が相手に伝わりやすくなります。
この引用はメーラーの設定で行えます。

MacのMailというメーラーの場合、環境設定→作成→返信レイアウトという項目があり、「元のメッセージのテキストを引用」にチェックを入れれば、以下の画像のように左側にタテに青いラインが入り、文字も青くなります(デフォルトでこの設定になっています)。

引用方法は全文を引用するケース部分的に引用するケースがありますが、一般的によく使われる部分的に引用する方法を紹介します。

使い方はとても簡単です。
引用したい箇所をコピーし、使いたい場所にペーストするだけ。
もしくは「>」(半角)この不等号記号を文章の先頭に入れることによって「あなたの文章のこの部分を引用していますよ」という意味合いになります。

メールが届きました

↑このようなメールが届きました。
送信者が私に伝えたいことは、

  1. 画像がいろいろとあるのかどうか(あれば送ってほしい)
  2. 企画書はあるのか(あれば送ってほしい)

この2点のようですね。
このメールに返信します。
すると、メール本文の下には青い文字で元のメッセージが残ります。

元のメッセージ

まずは、引用を使わずに返信してみます。
すると以下のような書き方になります。

引用を使わないケース

これでも伝わりますし、ちゃんと返事になってはいますが、引用を使うことによって「この質問に対する答えはこれです」と、とても明確に返答することができます。
メールを受け取る側としてはとても分かりやすくうれしいですよね。

引用を使うと・・・

1通のメールで複数の内容に関する問い合わせがあった際に、この引用はとても便利です。
引用がないと内容が伝わりづらいですが、これを使うことで「何に対する返事なのか」が相手にはっきり伝わります。

私も日々メールでのやり取りをしていますが、頂いたメールの内容によっては「もっと引用を使ったらいいのにな」と思うこともよくありますので、意外と引用自体を知らない方も多いのでは?
こうしたひと手間をかけることは相手への気遣いでもありますね。
コミュニケーションの簡素化と円滑化のためにも、引用を積極的に使っていきましょう!

次ページ⇒メール送信時、添付ファイルの容量(サイズ)に気をつけよう

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メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

ひと目で分かる内容に

ビジネスでのメールを日常的に使用していても、普段あまり件名を意識して書いてない人って実はすごく多いと思います。
「どうせ本文読めば内容が伝わるんだから、件名は何でもいいでしょ」と思っている方は多いかもしれませんが、メールでやり取りする頻度は人それぞれであり、人によってはものすごい量のメールを毎日受け取っている場合もあるのです。
そういった相手にメールするときには、件名を見ただけで「あ、あの要件かな?」と思ってもらえるようなものが望ましく、ましてやその相手に何かを売り込みたいような立場の場合は、自分が送ったメールに目を通してもらうためにもなおさらそのことを意識する必要があります。
これはあくまで例ですが、私も日常的にメールで多くの方々とやり取りをさせて頂いておりまして、中にはこんな件名のメールがスタッフから届くことがあります。

件名:お疲れ様です

確かに挨拶してもらうのはうれしいですし、挨拶は重要ですのでダメ出しするのもなんだか憚れますが(笑)、これでは「何を伝えたいのか」がひと目では分かりません。
メールはコミュニケーションツールの1つであり、「メールを送る」という行為イコール「相手に何か伝えたいことがある」ですから、伝えたいことがあるなら、もう少し改善の余地があります。
挨拶はビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目で書いた通り本文に入れてましょう。

件名の具体例

では、どのような件名がよいでしょうか?
難しく考えることはありません、件名にはメール本文の主題を一言で表すものを書きましょう。
何か要件があってメールするわけですから、件名でその要件を伝えられるように、かつ長くなりすぎないように工夫します。

  • ◯◯◯◯の件
  • 先日の◯◯◯◯の御礼
  • ◯◯◯◯の依頼
  • ◯◯◯◯の報告
  • ◯◯◯◯のお知らせ
  • ◯◯◯◯についての相談
  • 今後の◯◯◯◯についての提案

件名を目立たせるには?

強調したいときは【ご確認ください】というように【】←このような記号を件名の前半に入れて目立たせるのもアリですが、あまり重要ではない要件などで多用してしまうと逆効果になりますのでほどほどに。

やり取りが何度も続く場合

相手に返信する際、件名は「Re: ◯◯◯◯◯」となります。
このやり取りだけで10回以上続いたら、後で内容を振り返りたいときに同じ件名ばかりで探しづらいですよね。
そんなときは、例えば以下のように補足説明を付けると分かりやすいです。

Re: 新商品の販促に関する提案

Re: 新商品の販促に関する提案(打ち合わせの日程)

Re: 新商品の販促に関する提案(デザインの変更)

Re: 新商品の販促に関する提案(情報解禁の件)

メールの要件が変わりましたら、いつまでも「Re: ◯◯◯◯◯」の状態にしておかず、件名も状況に応じて変えましょう。

いかがでしたでしょうか?
件名が特に重要だと感じるのは、やり取りから時間がかなり経った後で、過去のやり取りを参照したいときです。
件名が分かりやすいと過去のメールを探すのがとても容易になります。
件名はメールの顔であり看板でもありますから、あまり気にしたことがなかった方は、是非これからは意識して書いてみてください!

次ページ⇒「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

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