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「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

メールの引用

「引用」は簡単&便利

差出人が送ったメール本文の一部を引用し、その内容に返事をすることで「何に対する返事なのか」が相手に伝わりやすくなります。
この引用はメーラーの設定で行えます。

MacのMailというメーラーの場合、環境設定→作成→返信レイアウトという項目があり、「元のメッセージのテキストを引用」にチェックを入れれば、以下の画像のように左側にタテに青いラインが入り、文字も青くなります(デフォルトでこの設定になっています)。

引用方法は全文を引用するケース部分的に引用するケースがありますが、一般的によく使われる部分的に引用する方法を紹介します。

使い方はとても簡単です。
引用したい箇所をコピーし、使いたい場所にペーストするだけ。
もしくは「>」(半角)この不等号記号を文章の先頭に入れることによって「あなたの文章のこの部分を引用していますよ」という意味合いになります。

メールが届きました

↑このようなメールが届きました。
送信者が私に伝えたいことは、

  1. 画像がいろいろとあるのかどうか(あれば送ってほしい)
  2. 企画書はあるのか(あれば送ってほしい)

この2点のようですね。
このメールに返信します。
すると、メール本文の下には青い文字で元のメッセージが残ります。

元のメッセージ

まずは、引用を使わずに返信してみます。
すると以下のような書き方になります。

引用を使わないケース

これでも伝わりますし、ちゃんと返事になってはいますが、引用を使うことによって「この質問に対する答えはこれです」と、とても明確に返答することができます。
メールを受け取る側としてはとても分かりやすくうれしいですよね。

引用を使うと・・・

1通のメールで複数の内容に関する問い合わせがあった際に、この引用はとても便利です。
引用がないと内容が伝わりづらいですが、これを使うことで「何に対する返事なのか」が相手にはっきり伝わります。

私も日々メールでのやり取りをしていますが、頂いたメールの内容によっては「もっと引用を使ったらいいのにな」と思うこともよくありますので、意外と引用自体を知らない方も多いのでは?
こうしたひと手間をかけることは相手への気遣いでもありますね。
コミュニケーションの簡素化と円滑化のためにも、引用を積極的に使っていきましょう!

次ページ⇒メール送信時、添付ファイルの容量(サイズ)に気をつけよう

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仕事用メールでは必須!便利なCCとBCCの使い方

CCとBccについて

ビジネスシーンでは必須

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
メールを使う上で意外と知らない人も多い機能を紹介していきます。
まず1回目はとっても便利なCCとBCCについて。
CCはカーボンコピーの略で、BCCはブラインドカーボンコピーの略、ともに複数の相手にメールを送信する際に使用します。
特定の相手だけにメールを送る場合は「TO(宛先)」にその相手のメールアドレスを入れて送信すればよいのですが、このCCとBCCを使うことでとても便利な使い方ができます。
どんなシーンで使うのか、例を出してみます。

CCの例

クライアントであるメールサンプル株式会社の山田さん宛にメールで見積書を送るのですが、メールのやり取りを自分の上司である鈴木さんにも把握してもらいたい、そんなシチュエーションを想像してください。

TO(宛先):山田さん(クライアント)のメールアドレス
CC:鈴木さん(上司)のメールアドレス

CCで送信する場合のメールヘッダ

このように「CC」に上司の鈴木さんのメールアドレスを入れると、山田さんと鈴木さん両方に同じ内容のメールを送信できます。
ただ「それなら両方のメールアドレスをTOに入れればいいんじゃないの?」という疑問が湧きますよね。
これは「あくまで私は山田さんにメールをしてるんです、鈴木さん宛ではありません。でも鈴木さんにも、こんなメールを山田さんに送りましたよ、って確認してもらうためにCCに入れたんです」という意味になります。

CCで送る場合の図

BCCの例

全ての取引先に同じ内容で「年末年始の休業のお知らせ」を送りたい。

TO(宛先):自分のメールアドレス
BCC:取引先Aのメールアドレス、取引先Bのメールアドレス、取引先Cのメールアドレス、、、、、(何件でも入れられます)

BCCで送信する場合のメールヘッダ

よく「取引先各位」や「関係各位」のような出だしで始まるメールは、だいたいこのような形でBCCを使って送ります。

BCCで送る場合の図

この場合CCではなくBCCを使いますが、その理由はお分かりでしょうか?
BCCに入れた送り先は、送信者本人からすれば全てつながっている方々ですが、送信先のAさんやBさんなどは当然他人である可能性もあります。
もしこれをBCCではなくCCに入れてしまうと、送信者本人が誰に送ったのか、メールを受信した全ての人が分かってしまいます。
つまり、送信先である取引先全員のメールアドレスが第三者に流出してしまう、言い方を変えれば個人情報が漏洩してしまうことになってしまいます。
だからBCC(Bはブラインド、つまり見えない)なんです。
最近はほとんど見かけなくなりましたが、10〜15年前は年に数回ほどBCCで送るべきメールがCCで送られてくることがありました。
それに気づくということは、もちろん自分のメールアドレスもしっかり流出しているってことなんですけどね。
「一斉送信メールのときはBCC」と覚えましょう。

シチュエーションに合わせて

ただ、例えば忘年会の幹事をやることになり、その案内メールを送る相手が社内の人だけであれば、一斉送信をCCでやったりすることもあります。
ちなみにCCとBCCはパソコンだけでなくスマートフォンでも使えます。
上手く使い分けて、この機能を積極的に有効活用しましょう!

次ページ⇒ビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目

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初心者必見!使いこなすために覚えておくべきメールの種類

4種類に大別しました

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
パソコンを買ってまだ間もなく、インターネットがつながったばかりという方を想定し、今後利用するべきメールアドレスの種類を中心に、大まかに4つの種類に分けて紹介します。
ちなみにここではショートメールやLINEは除き、「◯◯@◯◯.◯◯」のように、途中に「@」(アットマーク)が入るメールアドレス形式のものに限定しています。

プロバイダのメール

プロバイダと契約するとメールアドレスが提供されます。
なので、もしパソコンで使うためのメールアドレスが1つもない場合は、とりあえずこれを使えばよいでしょう。
例えばプロバイダをBIGLOBEにした場合、メールアドレスは「xxxxx@xxx.biglobe.ne.jp」となります。
このメールアドレスを利用するためには「ブラウザで使う」「メーラーを使う」の2通りの方法があります。

ブラウザとメーラー、それぞれの言葉の意味を説明します。
もしご存知でしたら飛ばしてください。

ブラウザとは、WindowsならInternet Explorer、MacならSafariといったような、インターネットを閲覧(ブラウズ)するソフトのことです。
各OSに標準で付いているもの以外でもChrome(クローム)Firefox(ファイヤーフォックス)なども人気です。
難しく考えると分からなくなってしまいますが、要は一般的に言われている「インターネット」のことですね。
ただ「ブラウザ」は「インターネット」を「ブラウズ」するためのものなので、これを「インターネット」と呼んでしまうと意味が合わなくなってしまいますので、是非この「ブラウザ」という言葉を覚えてくださいませ。

メーラーとは、メールソフトのことです。
Macでは「Mail」というアプリが標準で付いています。
Windowsに関しては、Windows XPまではOutlook Expressというメーラーが付いていて、使っている人も多かったのですが、Windows 7以降は標準ではないですが無料でダウンロードできるWindows Liveというものがありました。
Mac、Windowsともに無料でダウンロードできるThunderbird(サンダーバード)というメーラーがあり、インターフェイスも秀逸で機能性も抜群なので使っている人はとても多くておすすめです。
メーラーにメールアカウント(メールアドレス)を設定する方法は別の機会にさせて頂きます。

このプロバイダメールですが、プロバイダと契約すれば必ず1つはもらえますので、インターネット環境がある人は必ず持っているのですが、今後あまり使うことはないかもしれません。
理由はこの後に説明するGmailや独自ドメインのメールアドレスの方が圧倒的に利便性が高いからです。
ただし、独自ドメインを取得したり、ホームページを運営する上で必要なレンタルサーバーの契約の際には必要になりますので、その意味では「ほとんど使わないけど重要」なメールアドレスという感じです。

Gmail(ジーメール)

日本でおそらく最も利用者の多いメールです。
このGmailはGoogleが提供するメールサービスでとてもユーザビリティに優れ、とても便利なので世界的に使われています。
メールアカウントの作成は無料で、しかも簡単に短時間で作れます。
Gmailはメーラーではなく(メーラーでも使えますが)一般的にブラウザで使いますが、セキュリティ対策も万全です。
またスマートフォンではGmailのアプリがあり、とても便利です。
さらに言うとGmailのアカウントを持っていればGoogleが提供する様々なサービスを利用できます。
何か別のメールアドレスをお持ちで、現段階ではGmailの必要性を感じてなくても、是非作っておいてください。
Gmailのアカウントを作成する

独自ドメインのメールアドレス

今後ホームページを作るときに、ドメインを取得することになります。
ちなみにドメインがなくてもホームページを作ったりブログを始めることはできますが、独自ドメインがあるのとないのとでは大きな差が出てきますので、是非ドメインは取りましょう!
その理由についてはまたの機会にご説明しますね。
ドメインとはインターネット上の住所のようなもので、例えばこのホームページはドメインが「oizo.jp」です。

URL、ドメインの説明

独自ドメインを取得すれば、このドメインを使ったメールアカウントを作ることができるようになります。
例えば
yamada@oizo.jp
hello@oizo.jp
ashitamo4649@oizo.jp
のように、「@」の前の部分をお好きな英数字にできます。

キャリアメール

携帯電話キャリアが提供するメールアドレスのこと。
キャリアとは日本で言うとドコモ(◯◯◯@docomo.ne.jp)、ソフトバンク(◯◯◯@i.softbank.jpなど)、au(◯◯◯@ezweb.ne.jp)ですね。
このメールアドレスをお持ちの方はたくさんいらっしゃるかと思いますが、キャリアメールは正直あまりおすすめしません
その理由はいくつかあります。

MNPでキャリアを変えると使えなくなる

例えば現在ドコモで契約している携帯電話をお使いの方が、ソフトバンクに乗り換えしたとすると、今まで使っていた「◯◯◯@docomo.ne.jp」というメールアドレスが使えなくなってしまいます。
そうすると「メールアドレス変更のお知らせ」を一斉に送らなければならないので、ちょっと大変です。
Gmailに代表されるWEBメールや独自ドメインのメールアカウントならこのようなことはありません。

容量に制限がある

これは契約しているキャリアや携帯電話の機種、契約内容によって変わってくるので一概には言えませんが、基本的に大きいファイルサイズのデータを送ることができないのはかなりのデメリットになります。

携帯電話でしか使用できない

キャリアメールはキャリアと契約している携帯電話でしか使用できませんのでかなり不便です。
また、ショートメールやLINEなどのアプリで事足りてしまう程度の機能でもあるので、今の時代にはあまり必要性を感じません。

それからこれは私の体感ですが、別の仕事でネットショップをやっていたり、メルマガをやっていたりする関係で、日々様々なお客様や読者様にメールを送る機会があります。
ごくたまに先方の受信エラーが起きたり、メールを送っているはずなのに「メールが届かない」と連絡を受けることがあるのですが、その場合のメールアドレスはほぼキャリアメールです。
そういった意味でもなおさらキャリアメールはおすすめできないです。

ということで、メールの種類をいくつか紹介させて頂きました。
結論をまとめると

必ず持っておくべき

  • Gmail
  • 独自ドメインのメール

使わないけど必要

  • プロバイダメール

ほぼ必要なし

  • キャリアメール

いかがでしたでしょうか?
次回以降はメールの取得方法や設定方法、使い方なんかを書いていきたいと思います!

次ページ⇒Gmailアカウントを作り、数々の便利なサービスを活用

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