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これで仕事メール対策は完璧!基本中の基本5か条

これで仕事メール対策は完璧!基本中の基本5か条

これでビジネスメールはバッチリ

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
パソコンは持ってなくても、携帯電話でメールを使わないなんて人は今の時代ほとんどいないでしょうから、メールの基本とか今さら・・・と思われるかもしれませんが、意外と知らない(または知ってるけど使いこなせてない)機能がいろいろありますので、是非覚えてください。

本題に入る前に、ちょっと余談です。
私が仕事で関わらせて頂いているクライアント様や、講座で教えている生徒様からよく聞かれることで一番多いのが、実はメールアドレスの設定です。
Gmailのようなウェブメールは問題ないのですが、独自ドメインでのPOPメールアカウントは、利用しているレンタルサーバーやパソコンのOS、メーラー(とそのバージョン)によって設定方法が微妙に違ってきますので、全てを説明することはできません。
対処方法としては、地道にレンタルサーバーのマニュアルを確認したり、サーバーの管理会社に電話やメールで問い合わせたりしながら、指示通りに作業を行なうのがベストです。
ただこういった作業が苦手な方が本当に多くいらっしゃいますので、そういった方々にいかに分かりやすく説明できるかということを日々悩みつつ研究中です。

今回の説明にあたり、作業環境はOSが「Mac OS」、メーラーが「Mail」を前提に話を進めています。
OSやメーラーが変わっても基本的に内容は変わりませんが、ところどころ環境によって変わる可能性もございますのでご了承くださいませ。

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メール送信のコツ・3つのマナーを覚えれば怖くない!

メール送信のコツ・3つのマナーを覚えれば怖くない!

正しいメールの送り方

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
「メール」というツールそのものは携帯電話などで慣れ親しんでいても、いざ仕事で取引先とメールでやり取りするとなると様々な暗黙のルールが存在し、悪気がなくても相手に失礼な印象を与えてしまうこともあります。
そんな状況を避け、コミュニケーションツールとして上手にビジネスメールを活用できればもう怖くありません!
今回はメールを相手に送る際に気をつけてほしいことをまとめましたので、もしご存知でない内容があれば是非積極的に取り入れてみてください。
ただ、やはりメールはあくまで「コミュニケーションツールの1つ」でしかありません。
緊急時や大事な要件では電話で話したり、直接会うなどして、メールだけに依存しないようにするのが大切です。
その上でメールを便利に効率良く活用してくださいませ。

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「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

メールの引用

「引用」は簡単&便利

差出人が送ったメール本文の一部を引用し、その内容に返事をすることで「何に対する返事なのか」が相手に伝わりやすくなります。
この引用はメーラーの設定で行えます。

MacのMailというメーラーの場合、環境設定→作成→返信レイアウトという項目があり、「元のメッセージのテキストを引用」にチェックを入れれば、以下の画像のように左側にタテに青いラインが入り、文字も青くなります(デフォルトでこの設定になっています)。

引用方法は全文を引用するケース部分的に引用するケースがありますが、一般的によく使われる部分的に引用する方法を紹介します。

使い方はとても簡単です。
引用したい箇所をコピーし、使いたい場所にペーストするだけ。
もしくは「>」(半角)この不等号記号を文章の先頭に入れることによって「あなたの文章のこの部分を引用していますよ」という意味合いになります。

メールが届きました

↑このようなメールが届きました。
送信者が私に伝えたいことは、

  1. 画像がいろいろとあるのかどうか(あれば送ってほしい)
  2. 企画書はあるのか(あれば送ってほしい)

この2点のようですね。
このメールに返信します。
すると、メール本文の下には青い文字で元のメッセージが残ります。

元のメッセージ

まずは、引用を使わずに返信してみます。
すると以下のような書き方になります。

引用を使わないケース

これでも伝わりますし、ちゃんと返事になってはいますが、引用を使うことによって「この質問に対する答えはこれです」と、とても明確に返答することができます。
メールを受け取る側としてはとても分かりやすくうれしいですよね。

引用を使うと・・・

1通のメールで複数の内容に関する問い合わせがあった際に、この引用はとても便利です。
引用がないと内容が伝わりづらいですが、これを使うことで「何に対する返事なのか」が相手にはっきり伝わります。

私も日々メールでのやり取りをしていますが、頂いたメールの内容によっては「もっと引用を使ったらいいのにな」と思うこともよくありますので、意外と引用自体を知らない方も多いのでは?
こうしたひと手間をかけることは相手への気遣いでもありますね。
コミュニケーションの簡素化と円滑化のためにも、引用を積極的に使っていきましょう!

次ページ⇒メール送信時、添付ファイルの容量(サイズ)に気をつけよう

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メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

ひと目で分かる内容に

ビジネスでのメールを日常的に使用していても、普段あまり件名を意識して書いてない人って実はすごく多いと思います。
「どうせ本文読めば内容が伝わるんだから、件名は何でもいいでしょ」と思っている方は多いかもしれませんが、メールでやり取りする頻度は人それぞれであり、人によってはものすごい量のメールを毎日受け取っている場合もあるのです。
そういった相手にメールするときには、件名を見ただけで「あ、あの要件かな?」と思ってもらえるようなものが望ましく、ましてやその相手に何かを売り込みたいような立場の場合は、自分が送ったメールに目を通してもらうためにもなおさらそのことを意識する必要があります。
これはあくまで例ですが、私も日常的にメールで多くの方々とやり取りをさせて頂いておりまして、中にはこんな件名のメールがスタッフから届くことがあります。

件名:お疲れ様です

確かに挨拶してもらうのはうれしいですし、挨拶は重要ですのでダメ出しするのもなんだか憚れますが(笑)、これでは「何を伝えたいのか」がひと目では分かりません。
メールはコミュニケーションツールの1つであり、「メールを送る」という行為イコール「相手に何か伝えたいことがある」ですから、伝えたいことがあるなら、もう少し改善の余地があります。
挨拶はビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目で書いた通り本文に入れてましょう。

件名の具体例

では、どのような件名がよいでしょうか?
難しく考えることはありません、件名にはメール本文の主題を一言で表すものを書きましょう。
何か要件があってメールするわけですから、件名でその要件を伝えられるように、かつ長くなりすぎないように工夫します。

  • ◯◯◯◯の件
  • 先日の◯◯◯◯の御礼
  • ◯◯◯◯の依頼
  • ◯◯◯◯の報告
  • ◯◯◯◯のお知らせ
  • ◯◯◯◯についての相談
  • 今後の◯◯◯◯についての提案

件名を目立たせるには?

強調したいときは【ご確認ください】というように【】←このような記号を件名の前半に入れて目立たせるのもアリですが、あまり重要ではない要件などで多用してしまうと逆効果になりますのでほどほどに。

やり取りが何度も続く場合

相手に返信する際、件名は「Re: ◯◯◯◯◯」となります。
このやり取りだけで10回以上続いたら、後で内容を振り返りたいときに同じ件名ばかりで探しづらいですよね。
そんなときは、例えば以下のように補足説明を付けると分かりやすいです。

Re: 新商品の販促に関する提案

Re: 新商品の販促に関する提案(打ち合わせの日程)

Re: 新商品の販促に関する提案(デザインの変更)

Re: 新商品の販促に関する提案(情報解禁の件)

メールの要件が変わりましたら、いつまでも「Re: ◯◯◯◯◯」の状態にしておかず、件名も状況に応じて変えましょう。

いかがでしたでしょうか?
件名が特に重要だと感じるのは、やり取りから時間がかなり経った後で、過去のやり取りを参照したいときです。
件名が分かりやすいと過去のメールを探すのがとても容易になります。
件名はメールの顔であり看板でもありますから、あまり気にしたことがなかった方は、是非これからは意識して書いてみてください!

次ページ⇒「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

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ビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目

ポイントさえ押さえればOK!

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
メールで相手とやり取りする際に、本文の構成を気にしたことはありますか?
何気なく送り合っているこのメールも、基本となる5つの構成をしっかり押さえて送るのと、全く気にしないで送るのとでは、相手に与える印象も大きく変わってきます。
感覚的にしっかり使いこなせている人は別ですが、意外とできてない人が多いのも事実なので、今回はそんな人に是非知ってほしいポイントを紹介します。
コミュニケーションツールとしてのメールを上手く使いこなせば、取引先や社内からの信頼もアップすること間違いなしです!

本文の基本となる型は以下の5項目で、この順番に書きます。

  1. 宛名
  2. 挨拶+名乗り
  3. 要件
  4. 結びの挨拶
  5. 署名

それでは、順番に説明していきます。

宛名

ビジネスメールの場合、本文は宛名から始めます。

1行目:会社名
2行目:所属部署
3行目:役職 氏名+様

例1

特定の相手に送る場合

メールサンプル株式会社
営業部
部長 山田太郎様

例2

企業または部署宛に送る場合

メールサンプル株式会社 御中

または

メールサンプル株式会社
営業部
ご担当者様

例3

一斉送信メールなど多数宛に送る場合

関係者各位

例4

CCを使って送る場合

メールサンプル株式会社
営業部
部長 山田太郎様
(CC:佐藤次郎様)

ポイント

 

挨拶+名乗り

宛名の後に通常は1行空け、挨拶→改行→名乗りとなります。

例1

取引先など社外の人に送る場合

お世話になっております。
ファーストスレッドの山田です。

例2

社内の人に送る場合

お疲れ様です。
山田です。

 

要件

挨拶もそこそこに、ここから本題に入ります。
つまり相手にどのような理由でメールをしているのか、ここで的確に概要を書きます。

先日発注した商品◯◯◯につきまして、納期をもう少し早めることは可能でしょうか?
予想以上のスピードで在庫が減ってきており、このままでは予定している納期の前に在庫切れしてしまうかもしれません。
早ければ早いほど良いですが、遅くとも来週中に納品して頂けると助かります。

ポイント

「結論」「その理由」「詳細(具体的に)」という順番で構成すると、より相手にこちらの目的が伝わりやすいです。

 

結びの挨拶

「挨拶で始まり挨拶で終わる」これは(メールに限らずですが)とても重要です。
最後の一言をしっかりと「よろしくお願いします」。

  • 宜しくお願い致します。
  • 宜しくお願い申し上げます。
  • ご査収のほど宜しくお願い致します。
  • ご検討のほど宜しくお願い致します。

ポイント

たまに最後が要件で終わるメールがありますが、特に社外の相手に送る場合は最後の挨拶がないととても失礼な印象を与えてしまいますので、忘れずに入れましょう!

 

署名

自分の名刺のような役割にもなるメールの署名は、必要最低限の情報だけでもよいですが、ちょっとした告知を入れることで宣伝にもなってとても便利です。

最低限の情報で構成

=====================================
ファーストスレッド株式会社
ウェブ制作部
山田太郎
〒350-1137 埼玉県川越市砂新田4-4-5 田川ビル202
電話 050-5587-3266 / FAX 050-3737-5701
メール yamada@oizo.jp
URL http://oizo.jp
=====================================

ちょっとした告知も入れる

=====================================
ホームページ制作・特別セミナー開催!
日時:◯月◯日(◯)
場所:当社
残りあと◯名様、先着順となります。

ファーストスレッド株式会社
ウェブ制作部
山田太郎
〒350-1137 埼玉県川越市砂新田4-4-5 田川ビル202
電話 050-5587-3266 / FAX 050-3737-5701
メール yamada@oizo.jp
URL http://oizo.jp
=====================================

ポイント

署名があると、相手が自分に電話やFAX、メールをしたいときにわざわざ名刺を引っぱり出さなくても済みますので親切です。
署名に入れる最低限の情報は「社名」「部署名」「(役職名+)氏名」「郵便番号+住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」の7項目です。
署名の上下には「ー」「+」「〜」などの記号で装飾し、署名とひと目で分かるようにするのがベストです。
ただしシンプルな方が無難です。
あまり凝った感じにしてしまうとカジュアルすぎるというイメージを与えかねないので気をつけましょう。

エビデンスのお話

最後に。
メールでやり取りすることによって「エビデンスが残る」というメリットがあります。
エビデンスとは証拠とか形跡という意味ですが、ビジネスで取引を行う際、1つ1つの取り決めごとに常に契約書を交わすわけではありません。
そんなときに電話や打ち合わせで取り決めしたことが、後になって「言った言わない」の状況になることも実際によくあります。

ちょっと例を挙げてみます。
クライアントの山田さんから電話がかかってきました。

山田さん
この前送ってもらったサンプルですが、の部分をにして、他はOKです。
自分
分かりました。
ではの部分をにして本生産に入ります。
山田さん
はい、よろしくお願いします。

指示通りに生産し、商品を山田さんに納品しました。
すると出荷後にAさんから再び電話がありました。

山田さん
修正をお願いした箇所がになってますよ?
これでは使えません。
作り直してもらえますか?
自分
先日お電話にて「の部分をに」と指示を頂き、それに従って作ったのですが。
山田さん
いや、私は「の部分をに」と確かに伝えました。
自分
え?
そうだったかな・・・
いや、自分は間違ってないと思うけど・・・
自分
いえ、私は「の部分をに」と確かに伺っております。
山田さん
私ははっきり「」と言いました!
ミ・ド・リ!
自分
ひぇぇぇ・・・
やばい・・・
どうしよう・・・
自分
そうですか・・・すみませんでした。

分かりやすくするためにかなり単純な内容にしましたが、どうしてもクライアントの方が強い立場になってしまいますので、エビデンスがなくて強い姿勢で主張されてしまうとお手上げですよね。
そこで、電話をもらった後に確認の意味を込めてメールを送ったとします。

山田さん
この前送ってもらったサンプルですが、の部分をにして、他はOKです。
自分
分かりました。
ではの部分をにして本生産に入ります。
山田さん
はい、よろしくお願いします。

ーーーーーーここまでは一緒。電話後にメールを送りますーーーーーー

自分
(メール)先ほどはありがとうございました。
サンプルのの部分をにして本生産に入りますが、それでよろしいでしょうか?
ご返信をお待ちしております。
山田さん
(メール)はい、それでお願いします。
自分
(メール)ありがとうございます。
それでは本生産に入ります。
出荷後に改めてご連絡差し上げます。
何かありましたらご連絡ください。
よろしくお願いします。

指示通りに生産し、商品を山田さんに納品しました。
すると出荷後に山田さんから再び電話がありました。

山田さん
修正をお願いした箇所がになってますよ?
これでは使えません。
作り直してもらえますか?
自分
先日お電話にて「の部分をに」と指示を頂き、また確認の意味でもメールで同意して頂き、それに従って作ったのですが。
山田さん
そうですね、メールを確認したら「の部分をに」という内容で私も同意していました。
自分
ほ・・・
よかったよかった。

ビジネスでは様々なリスクが起こり得ます。
自分のミスであることが明らかなら話は別ですが、自分に不備がないにもかかわらず、このように「言った言わない」のせいで被害を被ってしまうのはとても残念ですよね。
こういったトラブルに対し、メールというツールはとても強い武器になってくれます。
また、ネットショップを運営していく上でも、お客様からのクレームの際にこのメールでのエビデンスが強い効果を発揮し、ショップ側に非がない場合、しっかりと守ってくれます。
自身を守るためだけでなく、社内外問わず周りの人達との円滑な取引・やり取りを行なっていくためにも、是非メールをフル活用していきましょう!

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仕事用メールでは必須!便利なCCとBCCの使い方

CCとBccについて

ビジネスシーンでは必須

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
メールを使う上で意外と知らない人も多い機能を紹介していきます。
まず1回目はとっても便利なCCとBCCについて。
CCはカーボンコピーの略で、BCCはブラインドカーボンコピーの略、ともに複数の相手にメールを送信する際に使用します。
特定の相手だけにメールを送る場合は「TO(宛先)」にその相手のメールアドレスを入れて送信すればよいのですが、このCCとBCCを使うことでとても便利な使い方ができます。
どんなシーンで使うのか、例を出してみます。

CCの例

クライアントであるメールサンプル株式会社の山田さん宛にメールで見積書を送るのですが、メールのやり取りを自分の上司である鈴木さんにも把握してもらいたい、そんなシチュエーションを想像してください。

TO(宛先):山田さん(クライアント)のメールアドレス
CC:鈴木さん(上司)のメールアドレス

CCで送信する場合のメールヘッダ

このように「CC」に上司の鈴木さんのメールアドレスを入れると、山田さんと鈴木さん両方に同じ内容のメールを送信できます。
ただ「それなら両方のメールアドレスをTOに入れればいいんじゃないの?」という疑問が湧きますよね。
これは「あくまで私は山田さんにメールをしてるんです、鈴木さん宛ではありません。でも鈴木さんにも、こんなメールを山田さんに送りましたよ、って確認してもらうためにCCに入れたんです」という意味になります。

CCで送る場合の図

BCCの例

全ての取引先に同じ内容で「年末年始の休業のお知らせ」を送りたい。

TO(宛先):自分のメールアドレス
BCC:取引先Aのメールアドレス、取引先Bのメールアドレス、取引先Cのメールアドレス、、、、、(何件でも入れられます)

BCCで送信する場合のメールヘッダ

よく「取引先各位」や「関係各位」のような出だしで始まるメールは、だいたいこのような形でBCCを使って送ります。

BCCで送る場合の図

この場合CCではなくBCCを使いますが、その理由はお分かりでしょうか?
BCCに入れた送り先は、送信者本人からすれば全てつながっている方々ですが、送信先のAさんやBさんなどは当然他人である可能性もあります。
もしこれをBCCではなくCCに入れてしまうと、送信者本人が誰に送ったのか、メールを受信した全ての人が分かってしまいます。
つまり、送信先である取引先全員のメールアドレスが第三者に流出してしまう、言い方を変えれば個人情報が漏洩してしまうことになってしまいます。
だからBCC(Bはブラインド、つまり見えない)なんです。
最近はほとんど見かけなくなりましたが、10〜15年前は年に数回ほどBCCで送るべきメールがCCで送られてくることがありました。
それに気づくということは、もちろん自分のメールアドレスもしっかり流出しているってことなんですけどね。
「一斉送信メールのときはBCC」と覚えましょう。

シチュエーションに合わせて

ただ、例えば忘年会の幹事をやることになり、その案内メールを送る相手が社内の人だけであれば、一斉送信をCCでやったりすることもあります。
ちなみにCCとBCCはパソコンだけでなくスマートフォンでも使えます。
上手く使い分けて、この機能を積極的に有効活用しましょう!

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Gmailアカウントを作り、数々の便利なサービスを活用

GoogleとGmail

Gmailは最強のメールツール

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
今回はGmail(ジーメール)のアカウントを作り、そしてGoogleが提供するたくさんのとても便利なサービスをどんどん使ってみましょう。

無料で使えるのに、本気で使いこなそうと思えば素晴らしい機能の数々を利用できる上に、初心者でも使いやすいシンプルさも兼ね備えているのがGmailの最大の魅力です。

他のメールサービスと比較した場合、いかにGmailが圧倒的であるかが分かります。
例を挙げると、

長く使える

無料サービスの場合、お金がかからない代わりに広告が表示されたり、サービス内容も改悪されたりして次第に使わなくなってしまうのは困りますよね。
もちろんこの先数年後にどうなっているかは分かりませんが、その点でGmailは機能も日々拡張され、使い勝手も良くなっていますので、安心してアカウントを持ち続けることができるのはとても大きなメリットです。
そしてdocomoやソフトバンクなどのキャリアメールだと、キャリアをMNPで変えたりすることで、これまで使用していたメールアドレスが使えなくなってしまいますが、Gmailはパソコンやスマートフォンなどのデバイスを問わず利用できますので、これ1つあれば変更する必要もありません。

保存容量が大きい

15GBまで無料でストレージが利用できます。
※Google ドライブとGoogle フォトも使う場合、それらも含めての容量になります。

参考

  • Yahoo!メール:10GB
  • エキサイトメール:2GB

ウィルスを自動で検出

受信した添付ファイルからウィルスが検出されると自動的にそのメールを拒否してくれます。
また自分が送信しようとする添付ファイルがウィルスに感染されていればエラーメッセージによって感染を通知してくれます。

2012年6月時点での利用者数は4億2500万人であり、世界最大のメールサービスである。
(引用元:Wikipedia)

私の周りでもGmailユーザーはとても多いですし、「Gmailは使ってないけどGoogleが提供する様々なサービスを利用するためにGmailアカウントは持っている」という人も含めるとかなりの割合になりますね。

それでは「善は急げ」でさっそく作りましょう!
Gmailのアカウントを作成

Gmailで作成したユーザー名がそのままメールアドレスになります。
◯◯◯◯◯◯@gmail.com
このようなメールアドレスです。

アカウントの作り方はそんなに難しくないので、ここでは説明しません。
パパっと澄ませば2〜3分ほどでアカウントを作成できます!
ただ初歩的な注意点として、パスワードを自分で決めるのですが、紛失して次回以降ログインができない、なんてことにならないよう、必ずメモを取っておいてくださいね。

Googleのサービスはこんなにすごい!

それでは、Googleが提供している代表的なサービスをいくつかここで紹介します。
Gmailアカウントを持つことで利用できるようになるサービスもあり、Gmailアカウントがなくても利用できるけどアカウントがあるともっと使いやすくなるものもありますので、是非アカウントは取得しておきましょう。

Google

ウェブ検索、これは説明不要ですね。

Gmail

世界最大の利用者数を誇るメールサービス。

Google+(グーグルプラス)

通称ぐぐたす。
グーグルが提供するSNSのサービスで、FacebookやTwitterほどではありませんが、利用者も増えているようです。
グーグルの検索結果に反映されやすいので、ホームページやブログの集客ツールとして是非活用しましょう。

マップ

他にもYahoo!地図やマップファン、マピオンなどがありますが、このGoogle マップが圧倒的に使いやすいです。
「ストリートビュー」にすれば日本国内だけでなく世界中の町並みも詳細に見ることができ、旅行に行ったような気分も楽しめます。
カーナビ機能もかなり便利ですね!
車だけでなく電車やバス、徒歩でのナビも可能というのがすごすぎです。

YouTube(ユーチューブ)

動画投稿サイト、これは説明不要ですね。

Chrome(クローム)

インターネットを閲覧するためのブラウザ。
パソコン、スマートフォンともに個人的に最もよく使うブラウザです。

AdWords(アドワーズ)

ホームページを宣伝するために使うクリック課金型の広告。

AdSense(アドセンス)

ホームページやブログに広告を貼り、その広告が表示/クリックされることで収益が発生します。
アフィリエイトで稼ぎたい方におすすめ。

Google マイビジネス

企業や店舗をやっている方は絶対に登録しておくべきサービス。
Googleでの検索結果に反映され、またGoogle マップにも場所を登録してもらえます。

翻訳

このGoogle 翻訳は数あるオンライン翻訳機能の中でも、特に精度が高いと感じています。
私はスマートフォンで中華圏の方とQQやWeChat(日本のLINEのようなものです)を使ってやり取りする際に、いつもこの翻訳を使用してますが、体感としては少なくとも9割はお互いの意思疎通ができていると感じます。
ちなみに私は中国語を一切話せません。
音声ボタンをタップすれば正確な発音を聞くこともできます。

Google 日本語入力

キーボードで文字を入力する場合、何かしらのIMEという文字入力サポートのソフトを使用します。
標準でパソコンにインストールされているソフトをそのまま使用できますが、このGoogle 日本語入力を使うことでものすごく文字入力の速度が上がります!
何がすごいかと言いますと、サジェスト機能という予測変換がとても優れているんです。
例えば、私はこの文章をGoogle 日本語入力で書いていますが、ちょっと前に「予測変換」という言葉を入力しました。
そしてもう一度同じ単語「予測変換」を入力しようとしたら
「よ」と入力しただけで候補の1番目に「予測変換」が出てきました!
このGoogle 日本語入力を使うようになってから文章を書くスピードが劇的に上がりましたので、本当におすすめです!

Google日本語入力の予測変換がすごい

Google 日本語入力

他にもまだまだありますが、代表的なものはこのあたりですね。
これらのサービスは、登録するだけならGmailを含め全て無料で利用できます!
是非ともこういったツールを上手に活用して、インターネットライフを楽しんでください。

次ページ⇒仕事用メールでは必須!便利なCCとBCCの使い方

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初心者必見!使いこなすために覚えておくべきメールの種類

4種類に大別しました

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
パソコンを買ってまだ間もなく、インターネットがつながったばかりという方を想定し、今後利用するべきメールアドレスの種類を中心に、大まかに4つの種類に分けて紹介します。
ちなみにここではショートメールやLINEは除き、「◯◯@◯◯.◯◯」のように、途中に「@」(アットマーク)が入るメールアドレス形式のものに限定しています。

プロバイダのメール

プロバイダと契約するとメールアドレスが提供されます。
なので、もしパソコンで使うためのメールアドレスが1つもない場合は、とりあえずこれを使えばよいでしょう。
例えばプロバイダをBIGLOBEにした場合、メールアドレスは「xxxxx@xxx.biglobe.ne.jp」となります。
このメールアドレスを利用するためには「ブラウザで使う」「メーラーを使う」の2通りの方法があります。

ブラウザとメーラー、それぞれの言葉の意味を説明します。
もしご存知でしたら飛ばしてください。

ブラウザとは、WindowsならInternet Explorer、MacならSafariといったような、インターネットを閲覧(ブラウズ)するソフトのことです。
各OSに標準で付いているもの以外でもChrome(クローム)Firefox(ファイヤーフォックス)なども人気です。
難しく考えると分からなくなってしまいますが、要は一般的に言われている「インターネット」のことですね。
ただ「ブラウザ」は「インターネット」を「ブラウズ」するためのものなので、これを「インターネット」と呼んでしまうと意味が合わなくなってしまいますので、是非この「ブラウザ」という言葉を覚えてくださいませ。

メーラーとは、メールソフトのことです。
Macでは「Mail」というアプリが標準で付いています。
Windowsに関しては、Windows XPまではOutlook Expressというメーラーが付いていて、使っている人も多かったのですが、Windows 7以降は標準ではないですが無料でダウンロードできるWindows Liveというものがありました。
Mac、Windowsともに無料でダウンロードできるThunderbird(サンダーバード)というメーラーがあり、インターフェイスも秀逸で機能性も抜群なので使っている人はとても多くておすすめです。
メーラーにメールアカウント(メールアドレス)を設定する方法は別の機会にさせて頂きます。

このプロバイダメールですが、プロバイダと契約すれば必ず1つはもらえますので、インターネット環境がある人は必ず持っているのですが、今後あまり使うことはないかもしれません。
理由はこの後に説明するGmailや独自ドメインのメールアドレスの方が圧倒的に利便性が高いからです。
ただし、独自ドメインを取得したり、ホームページを運営する上で必要なレンタルサーバーの契約の際には必要になりますので、その意味では「ほとんど使わないけど重要」なメールアドレスという感じです。

Gmail(ジーメール)

日本でおそらく最も利用者の多いメールです。
このGmailはGoogleが提供するメールサービスでとてもユーザビリティに優れ、とても便利なので世界的に使われています。
メールアカウントの作成は無料で、しかも簡単に短時間で作れます。
Gmailはメーラーではなく(メーラーでも使えますが)一般的にブラウザで使いますが、セキュリティ対策も万全です。
またスマートフォンではGmailのアプリがあり、とても便利です。
さらに言うとGmailのアカウントを持っていればGoogleが提供する様々なサービスを利用できます。
何か別のメールアドレスをお持ちで、現段階ではGmailの必要性を感じてなくても、是非作っておいてください。
Gmailのアカウントを作成する

独自ドメインのメールアドレス

今後ホームページを作るときに、ドメインを取得することになります。
ちなみにドメインがなくてもホームページを作ったりブログを始めることはできますが、独自ドメインがあるのとないのとでは大きな差が出てきますので、是非ドメインは取りましょう!
その理由についてはまたの機会にご説明しますね。
ドメインとはインターネット上の住所のようなもので、例えばこのホームページはドメインが「oizo.jp」です。

URL、ドメインの説明

独自ドメインを取得すれば、このドメインを使ったメールアカウントを作ることができるようになります。
例えば
yamada@oizo.jp
hello@oizo.jp
ashitamo4649@oizo.jp
のように、「@」の前の部分をお好きな英数字にできます。

キャリアメール

携帯電話キャリアが提供するメールアドレスのこと。
キャリアとは日本で言うとドコモ(◯◯◯@docomo.ne.jp)、ソフトバンク(◯◯◯@i.softbank.jpなど)、au(◯◯◯@ezweb.ne.jp)ですね。
このメールアドレスをお持ちの方はたくさんいらっしゃるかと思いますが、キャリアメールは正直あまりおすすめしません
その理由はいくつかあります。

MNPでキャリアを変えると使えなくなる

例えば現在ドコモで契約している携帯電話をお使いの方が、ソフトバンクに乗り換えしたとすると、今まで使っていた「◯◯◯@docomo.ne.jp」というメールアドレスが使えなくなってしまいます。
そうすると「メールアドレス変更のお知らせ」を一斉に送らなければならないので、ちょっと大変です。
Gmailに代表されるWEBメールや独自ドメインのメールアカウントならこのようなことはありません。

容量に制限がある

これは契約しているキャリアや携帯電話の機種、契約内容によって変わってくるので一概には言えませんが、基本的に大きいファイルサイズのデータを送ることができないのはかなりのデメリットになります。

携帯電話でしか使用できない

キャリアメールはキャリアと契約している携帯電話でしか使用できませんのでかなり不便です。
また、ショートメールやLINEなどのアプリで事足りてしまう程度の機能でもあるので、今の時代にはあまり必要性を感じません。

それからこれは私の体感ですが、別の仕事でネットショップをやっていたり、メルマガをやっていたりする関係で、日々様々なお客様や読者様にメールを送る機会があります。
ごくたまに先方の受信エラーが起きたり、メールを送っているはずなのに「メールが届かない」と連絡を受けることがあるのですが、その場合のメールアドレスはほぼキャリアメールです。
そういった意味でもなおさらキャリアメールはおすすめできないです。

ということで、メールの種類をいくつか紹介させて頂きました。
結論をまとめると

必ず持っておくべき

  • Gmail
  • 独自ドメインのメール

使わないけど必要

  • プロバイダメール

ほぼ必要なし

  • キャリアメール

いかがでしたでしょうか?
次回以降はメールの取得方法や設定方法、使い方なんかを書いていきたいと思います!

次ページ⇒Gmailアカウントを作り、数々の便利なサービスを活用

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