詳しくは動画で↓
FAXやめたい人たくさんいると思います。
私もその1人です。
ですが相手あってのビジネスなので、FAXでの取引が必須になる状況ではFAX機を用意しなければなりません。
私自身は、取引先の何社かでFAXがないとやり取りできないということがあり、FAX自体を完全にやめることはできない状況です。
また私は様々な企業さんに出向くことが多いのですが、よく見る光景として1つ挙げると、パソコンで作成した文書ファイルをFAXで送るために一度プリンターで印刷し、その紙をFAXで送るというものです。
元々はデータだったのに、相手にその文書を送るという目的のためだけに紙にされてしまうなんて、紙もインクも時間も手間も無駄だなとつくづく思ってしまいます。
そこで今回紹介するのはMOVFAX（モバックス）です。
これは月額千円ほどでFAX機なしでインターネット上での送受信ができるサービスです。
iPadを持っていて、MOVFAXを契約すれば、これだけでFAXでの文書のやり取りができてしまいます。
ちなみにもちろんですがiPad以外、例えばMacやiPhone、Windows、Androidでも同じように使えます。
今回はiPadを使ってこのサービスを利用する方法を説明していきます。
コンテンツ
ターゲット
- 中小企業の経営者や総務
- 個人事業主（フリーランサー含む）
MOVFAX・5つのメリット
これだけあります。
これを知れば、もう普通のFAXには戻れません。
- 圧倒的に安い
- 市外局番も利用可
- 便利で快適
- 迷惑FAXは完全無視
- FAX機不要
圧倒的に安い
スタンダードプランだと月額980円です。
スモールビジネスであればこのプランで十分です。
送信は2枚までで1回8円と安いです。
ちなみに1回につき2枚までしか送れないというわけではなく、255枚まで送れます。
受信に関しては1,000枚までは毎月無料というのが、普通のFAXサービスを利用している人からすれば衝撃的です。
市外局番も利用可
FAX番号は050から始まる11桁になります。050というのはインターネット通信を利用したIP電話の番号で、決してこれ自体怪しいものではありませんが、会社によっては市外局番じゃないと不審に思われるから050はいやだというところもあるかもしれません。
そんなときは月額100円追加すれば市外局番も利用できます。
便利で快適
まず、FAXを受信するとメールで知らせてくれます。
メール本文内のリンクをタップすると管理画面に飛び、ログインして受信BOXを開けば受信しているFAXの一覧が表示されます。
これらのFAXは全てPDFファイルとしてデータ化され、クラウド上に保存されているような形になります。
スマホでもタブレットでもPCでも、いつでもどこでもPDFでFAX内容を確認することができるのです。
よく送る相手は管理画面でアドレス帳の登録ができます。
迷惑FAXは完全無視
会社の状況によっては、受信したFAXが営業でもそうでなくてもとりあえず出力しなければならないようなケースもあるかと思います。
MOVFAXなら出力の必要がないので、PDFで内容を確認して、迷惑な営業FAXであれば単にそこで削除するだけです。
業務と全く関係ないもののために無駄にインクも紙も使いたくないですからね。
ちなみに例えばですが、私はこのMOVFAX以外にもFAXを使っている関係で、エプソンのPX-M650FというFAX複合機も使っているのですが、これは受信したFAXを小さい液晶画面で確認することができます。
ただ小さい上に解像度も荒く、これだけでは迷惑FAXなのかどうか判断つかないときの方が多いのです。
それに外出先では当然ながら確認できませんしね。
スマホやタブレットなどで受信したFAXをPDFで確認できるというのは最高なわけです。
FAX機不要
これは結構大きいのではないでしょうか。
スモールビジネスであれば巨大なレーザー複合機をリースする必要はないにせよ、家庭用のものは1台は持ってないと困ることがあると思いますが、FAXが付いた複合機はプリンター機能のみのものより高くなりますので、コスト削減になります。
さらに言えば、ごちゃごちゃした細かい機能を覚えなければならない苦痛からも開放されます。
シーン別・iPadでの使い方
基本的には送受信ともに問題なく利用できますが、場合によってはアプリやプリンターが必要になる場合もありますので、状況別に使い方の説明をします。
送受信ともにPDF化
まず前提として覚えておいてほしいのは、PDFデータとして送ったり受信したりするということです。
受信したFAXはPDF化されるということと、送信するときは原稿をPDFにする必要があるということです。
受信
受信は簡単なので、特に方法を覚える必要はありません。
相手からFAXが送られてくると、メールで知らせてくれます。
メール本文に管理画面URLが貼ってあるのでこれをタップすればブラウザで開きます。
PDFのアイコンをタップすると中身が見れますので、必要であればこのPDFをiCloudなどクラウドに保存して管理しましょう。
不要なFAXが来た場合は削除でOKです。
通知メールを受け取りたくない人は設定でオフにもできますし、受信したFAXのPDFをメールに添付する設定もできるので、これであればログインすら不要です。
送信
PDF形式のデータを送信できます。
Word、Excel、PowerPoint形式も対応していますが、レイアウト崩れの可能性がありMOVFAXによると推奨ではないとのことですので、これらのデータを送りたい場合はPDFに書き出してから送りましょう。
それではシーンごとに説明します。
作成した文書データを送る
WordやExcelにしろ作成した文書ファイルはPDF形式に書き出しましょう。
ここでは試しにPagesというWordのようなApple純正のドキュメント作成アプリを使ってみます。
作成したらPDFに書き出し、iCloudなどクラウドに入れておきます。
PDFファイルが複数枚ある場合、普通ならこれらを結合しなければなりません。
私はPCではAdobeのAcrobatというアプリを使ってPDFの結合を行いますが、こういった環境がない場合でも大丈夫です。
なんと、このMOVFAXの管理画面で3ページまでのバラバラのPDFファイルを結合できてしまいます。
管理画面からFAX送信を選び、
- ファイルを選択（複数枚ある場合は「複数原稿結合」）
- 原稿サイズはA4を選択
- 相手のFAX番号を入力
- 送信
これでOK、とても簡単です。
なおこれらMicrosoft Officeのアプリはサブスクで料金が毎月かかりますが、これに取って代わるものとして、先ほど使ったApple純正のオフィスアプリであるPagesや、その他NumbersとKeynoteはiPadがあれば完全に無料で使えるのでおすすめです。
これらのアプリはMacやiPhoneでも同様に無料で使えます。
データに手書きを加えて送る
PDFに情報を追加した上で送りたい場合があるかもしれません。
例えばPDFのフォームに必要事項を入力したり、手書きでサインを書いたりといったものです。
ちょうど服に刺繍するサービスを利用する機会があるので、実例を混じえて紹介してみます。
まずはサイトからPDFのFAX用テンプレートをダウンロード。
iCloudに保存し、Apple Pencilを使って必要事項に記入していきます。
終わったら完了し、MOVFAXの管理画面からこのPDFを添付して送信するだけです。
紙の書類を送る
送りたい書類がすでに紙になっている場合、これをスキャンしてPDFデータとしてiPadに保存し、そのデータを送るという方法によって送信が可能です。
スキャンに関しては、iPadにはいろいろなスキャンアプリがあるので、よく使うものがあればそれを使いましょう。
もしない場合は、今回使っているAdobe Scanというアプリが無料な上に使いやすくて高機能なのでおすすめです、是非使ってみてください。
データに印鑑を押して送る
これだけちょっと厄介です、というかプリンターが必要になります。
形式的に印鑑が押されているだけでOKという場合であれば、印鑑のデータを登録しておいて、それを押印欄に貼り付けるだけでいいのですが、会社の代表印など印鑑登録されたものが必要である場合は、データを一度出力し、これに押印して、この用紙をスキャン、取り込んだPDFデータをMOVFAXで送信、という流れになりますので、面倒と言えば面倒です。
今回はiPadを使っての説明なので、AppleのAirPrintという機能を使って話を進めます。
必要なもの
- Wi-Fi環境
- AirPrint対応プリンター
- スキャンアプリ
まずはAirPrint対応プリンターの用意が必要です。
ちなみにAirPrintがなくても別の方法で印刷することもプリンターによっては可能ですが、話すと長くなるので割愛します。
プリンターとiPadをどちらも同じSSIDのWi-Fiに接続します。
これで準備完了。
ダウンロードしたPDFのファイルを開き、
- 共有アイコンをタップ
- プリントを選択
- プリンタを選択すると、プリンターが表示されるので印刷
- 印刷された文書に印鑑を押す
- 文書をスキャン
- MOVFAXで送信
印鑑が必要な場合はこのような形で多少手間がかかりますが、サインでいい場合はもっと簡単で、PDFを開き、Apple Pencilで描画するだけです。
Apple Pencilがなければ指でも問題ないです。
生産性↑コスト↓
これから起業を考えている方やフリーランスの方、中小企業でできるだけ事務コストを抑えたいと考えている方、是非この方法を試してみてください。
紙やインクといった消耗品のコストを削減できるだけでなく、省スペースにもなりますし、無駄な時間や労力も大幅に減らせることで生産性も上がることは間違いありません。
