紙と打ち合わせのデジタル化で関連する経費を約60%削減(+エコ&時短)

ペーパーレス化と客先訪問のオンライン化を進めたことにより、印刷(紙+インク)と移動(ガソリン+コインパーキング+高速)1年で半額以上(60%近く)の経費を削減することができました。
スモールビジネスにとって、経費削減によって得られるメリットはかなり大きいと思いますので、経営者や個人事業主、フリーランサーの方は是非取り組んでみてはいかがでしょうか?

ちなみに結果論ですが、経費削減のためにこれらの施策に取り組んだことで、経費削減より大きなメリットを2つ得られたので、それが最大の収穫でした。そのことについては最後に書いておきます。

この1年で主に取り組んだ内容

  • ペーパーレス化
  • 客先訪問のオンライン化

ペーパーレス化

  • ECサイトの注文管理
  • プレゼン資料
  • 経理伝票(主に請求書)
  • 契約書、申込書

特にプレゼン資料、その他サイトやデザイン確認といった作業のペーパーレス化が経費削減に大きな効果をもたらしました。文書ファイルと違いインクを4色フルに使うこれらの印刷をできる限り減らしたことで、1年間のインク代を1/4程度に減らすことができました。
経理伝票やサービスをお申し込み頂くための申込書など、取引先や顧客と書面で交わす書類や、社内で共有するECサイトの注文伝票といったものも可能な限りデジタル化し、これによって経費はそれほど削減できなかったものの、紙の使用は1/10ほどになりました。

客先訪問のオンライン化

  • ビデオチャットアプリの活用
  • ガソリン、駐車場、高速道路

打ち合わせやプレゼンを、FaceTimeやLINEのビデオ通話、その他SkypeやMessengerといったビデオチャットのアプリを使用することでオンラインで行うように推進しました。
移動は基本的に車になるのですが、これによってガソリン代が約40%、駐車場代(コインパーキング。月極は除く)が60%、高速代が約70%と、それぞれ大幅な削減率を達成しました。

対策前と対策後の経費比較

今回約1年間取り組んだ「ペーパーレス化」と「客先訪問のオンライン化」によって、その前と後でどの程度変化があったかという結果を報告します。
ちなみにこの金額は概算であるということと、社全体のものではなくあくまで私個人で使用したものということでご了承ください。

対策以前

印刷

  • 用紙代:約3,000円(A4・5,000枚)
  • インク代:約72,000円(月1回交換・1回6,000円)

移動

  • ガソリン代:約225,000円(1回満タンで7,500円・月2.5回)
  • 駐車場代:約96,000円(コインパーキング駐車1回平均800円・月10回)※月極は除く
  • 高速代:約100,800円(1回往復平均2,100円・月4回)

合計

496,800円

対策以後

印刷

  • 用紙代:約300円(A4・500枚)
  • インク代:約18,000円(年3回交換・1回6,000円)

移動

  • ガソリン代:約135,000円(1回満タンで7,500円・月1.5回)
  • 駐車場代:約28,800円(コインパーキング駐車1回平均800円・月3回)
  • 高速代:約25,200円(1回往復平均2,100円・月1回)

合計

207,300円

経費削減だけではない、2つの大きなメリット

今回経費削減をテーマに取り組んできた施策ではありましたが、経費を削減できたことよりももっと大きな2つのメリットを結果的に得られたので、そのことについて最後に触れておきます。

  • 時間短縮
  • エコ

時間短縮

客先訪問のオンライン化で移動時間をそのままカットできました。
例えば移動に片道1時間かかるとして、打ち合わせを1時間とすると、往復分を含め合計3時間の予定を取っておく必要があるわけですが、その3時間のうち2時間が空きますので、その時間を使って打ち合わせに使用する資料を作成したり、打ち合わせ後は取り決めた内容にさっそく手を付けるなんてこともできるようになり、業務効率が大幅に向上しました。

エコ

ペーパーレス化によって紙の使用を90%削減できたことは、コスト的にはそれほど大きな改善にはなりませんが(年間3,000円→300円で差額は2,700円)環境保護の観点からかなり大きなことだと思っています。
また打ち合わせにおける移動を減らすことで、限られた資源から作られたガソリンの使用を減らすことができました。

まとめ

無駄を減らすことにデメリットはなく、様々な面でメリットがあるので、これからもこの結果に満足せず積極的に取り組んでいきたいと考えています。
ペーパーレス化にしても、オンラインで人と会ったり会社に行くことにしても、完全に0にすることは現実的ではありませんが、できる限り減らす努力をする人が増えれば、森林や石油といった資源を守ることにつながりますし、排気ガスの抑制は大気の汚染防止に、そして道路の渋滞や電車の乗車率を減らすことで社会全体のパフォーマンスが相対的に上がり、それがマクロ視点では経済力を上げることになると考えることもできますので、是非こういった業務のデジタル化を、会社経営者や個人事業主の方だけでなく多くの社会人の方におすすめしたいと思います!

フォローお願いします!


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。