ビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目

ポイントさえ押さえればOK!

こんにちは、ホームページ制作のオイゾウです!
メールで相手とやり取りする際に、本文の構成を気にしたことはありますか?
何気なく送り合っているこのメールも、基本となる5つの構成をしっかり押さえて送るのと、全く気にしないで送るのとでは、相手に与える印象も大きく変わってきます。
感覚的にしっかり使いこなせている人は別ですが、意外とできてない人が多いのも事実なので、今回はそんな人に是非知ってほしいポイントを紹介します。
コミュニケーションツールとしてのメールを上手く使いこなせば、取引先や社内からの信頼もアップすること間違いなしです!

本文の基本となる型は以下の5項目で、この順番に書きます。

  1. 宛名
  2. 挨拶+名乗り
  3. 要件
  4. 結びの挨拶
  5. 署名

それでは、順番に説明していきます。

宛名

ビジネスメールの場合、本文は宛名から始めます。

1行目:会社名
2行目:所属部署
3行目:役職 氏名+様

例1

特定の相手に送る場合

メールサンプル株式会社
営業部
部長 山田太郎様

例2

企業または部署宛に送る場合

メールサンプル株式会社 御中

または

メールサンプル株式会社
営業部
ご担当者様

例3

一斉送信メールなど多数宛に送る場合

関係者各位

例4

CCを使って送る場合

メールサンプル株式会社
営業部
部長 山田太郎様
(CC:佐藤次郎様)

ポイント

 

挨拶+名乗り

宛名の後に通常は1行空け、挨拶→改行→名乗りとなります。

例1

取引先など社外の人に送る場合

お世話になっております。
ファーストスレッドの山田です。

例2

社内の人に送る場合

お疲れ様です。
山田です。

 

要件

挨拶もそこそこに、ここから本題に入ります。
つまり相手にどのような理由でメールをしているのか、ここで的確に概要を書きます。

先日発注した商品◯◯◯につきまして、納期をもう少し早めることは可能でしょうか?
予想以上のスピードで在庫が減ってきており、このままでは予定している納期の前に在庫切れしてしまうかもしれません。
早ければ早いほど良いですが、遅くとも来週中に納品して頂けると助かります。

ポイント

「結論」「その理由」「詳細(具体的に)」という順番で構成すると、より相手にこちらの目的が伝わりやすいです。

 

結びの挨拶

「挨拶で始まり挨拶で終わる」これは(メールに限らずですが)とても重要です。
最後の一言をしっかりと「よろしくお願いします」。

  • 宜しくお願い致します。
  • 宜しくお願い申し上げます。
  • ご査収のほど宜しくお願い致します。
  • ご検討のほど宜しくお願い致します。

ポイント

たまに最後が要件で終わるメールがありますが、特に社外の相手に送る場合は最後の挨拶がないととても失礼な印象を与えてしまいますので、忘れずに入れましょう!

 

署名

自分の名刺のような役割にもなるメールの署名は、必要最低限の情報だけでもよいですが、ちょっとした告知を入れることで宣伝にもなってとても便利です。

最低限の情報で構成

=====================================
ファーストスレッド株式会社
ウェブ制作部
山田太郎
〒350-1137 埼玉県川越市砂新田4-4-5 田川ビル202
電話 050-5587-3266 / FAX 050-3737-5701
メール yamada@oizo.jp
URL http://oizo.jp
=====================================

ちょっとした告知も入れる

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ホームページ制作・特別セミナー開催!
日時:◯月◯日(◯)
場所:当社
残りあと◯名様、先着順となります。

ファーストスレッド株式会社
ウェブ制作部
山田太郎
〒350-1137 埼玉県川越市砂新田4-4-5 田川ビル202
電話 050-5587-3266 / FAX 050-3737-5701
メール yamada@oizo.jp
URL http://oizo.jp
=====================================

ポイント

署名があると、相手が自分に電話やFAX、メールをしたいときにわざわざ名刺を引っぱり出さなくても済みますので親切です。
署名に入れる最低限の情報は「社名」「部署名」「(役職名+)氏名」「郵便番号+住所」「電話番号」「FAX番号」「メールアドレス」の7項目です。
署名の上下には「ー」「+」「〜」などの記号で装飾し、署名とひと目で分かるようにするのがベストです。
ただしシンプルな方が無難です。
あまり凝った感じにしてしまうとカジュアルすぎるというイメージを与えかねないので気をつけましょう。

エビデンスのお話

最後に。
メールでやり取りすることによって「エビデンスが残る」というメリットがあります。
エビデンスとは証拠とか形跡という意味ですが、ビジネスで取引を行う際、1つ1つの取り決めごとに常に契約書を交わすわけではありません。
そんなときに電話や打ち合わせで取り決めしたことが、後になって「言った言わない」の状況になることも実際によくあります。

ちょっと例を挙げてみます。
クライアントの山田さんから電話がかかってきました。

山田さん
この前送ってもらったサンプルですが、の部分をにして、他はOKです。
自分
分かりました。
ではの部分をにして本生産に入ります。
山田さん
はい、よろしくお願いします。

指示通りに生産し、商品を山田さんに納品しました。
すると出荷後にAさんから再び電話がありました。

山田さん
修正をお願いした箇所がになってますよ?
これでは使えません。
作り直してもらえますか?
自分
先日お電話にて「の部分をに」と指示を頂き、それに従って作ったのですが。
山田さん
いや、私は「の部分をに」と確かに伝えました。
自分
え?
そうだったかな・・・
いや、自分は間違ってないと思うけど・・・
自分
いえ、私は「の部分をに」と確かに伺っております。
山田さん
私ははっきり「」と言いました!
ミ・ド・リ!
自分
ひぇぇぇ・・・
やばい・・・
どうしよう・・・
自分
そうですか・・・すみませんでした。

分かりやすくするためにかなり単純な内容にしましたが、どうしてもクライアントの方が強い立場になってしまいますので、エビデンスがなくて強い姿勢で主張されてしまうとお手上げですよね。
そこで、電話をもらった後に確認の意味を込めてメールを送ったとします。

山田さん
この前送ってもらったサンプルですが、の部分をにして、他はOKです。
自分
分かりました。
ではの部分をにして本生産に入ります。
山田さん
はい、よろしくお願いします。

ーーーーーーここまでは一緒。電話後にメールを送りますーーーーーー

自分
(メール)先ほどはありがとうございました。
サンプルのの部分をにして本生産に入りますが、それでよろしいでしょうか?
ご返信をお待ちしております。
山田さん
(メール)はい、それでお願いします。
自分
(メール)ありがとうございます。
それでは本生産に入ります。
出荷後に改めてご連絡差し上げます。
何かありましたらご連絡ください。
よろしくお願いします。

指示通りに生産し、商品を山田さんに納品しました。
すると出荷後に山田さんから再び電話がありました。

山田さん
修正をお願いした箇所がになってますよ?
これでは使えません。
作り直してもらえますか?
自分
先日お電話にて「の部分をに」と指示を頂き、また確認の意味でもメールで同意して頂き、それに従って作ったのですが。
山田さん
そうですね、メールを確認したら「の部分をに」という内容で私も同意していました。
自分
ほ・・・
よかったよかった。

ビジネスでは様々なリスクが起こり得ます。
自分のミスであることが明らかなら話は別ですが、自分に不備がないにもかかわらず、このように「言った言わない」のせいで被害を被ってしまうのはとても残念ですよね。
こういったトラブルに対し、メールというツールはとても強い武器になってくれます。
また、ネットショップを運営していく上でも、お客様からのクレームの際にこのメールでのエビデンスが強い効果を発揮し、ショップ側に非がない場合、しっかりと守ってくれます。
自身を守るためだけでなく、社内外問わず周りの人達との円滑な取引・やり取りを行なっていくためにも、是非メールをフル活用していきましょう!

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