「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

「引用」は簡単＆便利

差出人が送ったメール本文の一部を引用し、その内容に返事をすることで「何に対する返事なのか」が相手に伝わりやすくなります。
この引用はメーラーの設定で行えます。

MacのMailというメーラーの場合、環境設定→作成→返信レイアウトという項目があり、「元のメッセージのテキストを引用」にチェックを入れれば、以下の画像のように左側にタテに青いラインが入り、文字も青くなります（デフォルトでこの設定になっています）。

引用方法は全文を引用するケースと部分的に引用するケースがありますが、一般的によく使われる部分的に引用する方法を紹介します。

使い方はとても簡単です。
引用したい箇所をコピーし、使いたい場所にペーストするだけ。
もしくは「>」（半角）この不等号記号を文章の先頭に入れることによって「あなたの文章のこの部分を引用していますよ」という意味合いになります。

↑このようなメールが届きました。
送信者が私に伝えたいことは、

画像がいろいろとあるのかどうか（あれば送ってほしい）
企画書はあるのか（あれば送ってほしい）

この2点のようですね。
このメールに返信します。
すると、メール本文の下には青い文字で元のメッセージが残ります。

まずは、引用を使わずに返信してみます。
すると以下のような書き方になります。

これでも伝わりますし、ちゃんと返事になってはいますが、引用を使うことによって「この質問に対する答えはこれです」と、とても明確に返答することができます。
メールを受け取る側としてはとても分かりやすくうれしいですよね。

1通のメールで複数の内容に関する問い合わせがあった際に、この引用はとても便利です。
引用がないと内容が伝わりづらいですが、これを使うことで「何に対する返事なのか」が相手にはっきり伝わります。

私も日々メールでのやり取りをしていますが、頂いたメールの内容によっては「もっと引用を使ったらいいのにな」と思うこともよくありますので、意外と引用自体を知らない方も多いのでは？
こうしたひと手間をかけることは相手への気遣いでもありますね。
コミュニケーションの簡素化と円滑化のためにも、引用を積極的に使っていきましょう！

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