メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

ひと目で分かる内容に

ビジネスでのメールを日常的に使用していても、普段あまり件名を意識して書いてない人って実はすごく多いと思います。
「どうせ本文読めば内容が伝わるんだから、件名は何でもいいでしょ」と思っている方は多いかもしれませんが、メールでやり取りする頻度は人それぞれであり、人によってはものすごい量のメールを毎日受け取っている場合もあるのです。
そういった相手にメールするときには、件名を見ただけで「あ、あの要件かな?」と思ってもらえるようなものが望ましく、ましてやその相手に何かを売り込みたいような立場の場合は、自分が送ったメールに目を通してもらうためにもなおさらそのことを意識する必要があります。
これはあくまで例ですが、私も日常的にメールで多くの方々とやり取りをさせて頂いておりまして、中にはこんな件名のメールがスタッフから届くことがあります。

件名:お疲れ様です

確かに挨拶してもらうのはうれしいですし、挨拶は重要ですのでダメ出しするのもなんだか憚れますが(笑)、これでは「何を伝えたいのか」がひと目では分かりません。
メールはコミュニケーションツールの1つであり、「メールを送る」という行為イコール「相手に何か伝えたいことがある」ですから、伝えたいことがあるなら、もう少し改善の余地があります。
挨拶はビジネスメールの超基本!本文を構成する5つの項目で書いた通り本文に入れてましょう。

件名の具体例

では、どのような件名がよいでしょうか?
難しく考えることはありません、件名にはメール本文の主題を一言で表すものを書きましょう。
何か要件があってメールするわけですから、件名でその要件を伝えられるように、かつ長くなりすぎないように工夫します。

  • ◯◯◯◯の件
  • 先日の◯◯◯◯の御礼
  • ◯◯◯◯の依頼
  • ◯◯◯◯の報告
  • ◯◯◯◯のお知らせ
  • ◯◯◯◯についての相談
  • 今後の◯◯◯◯についての提案

件名を目立たせるには?

強調したいときは【ご確認ください】というように【】←このような記号を件名の前半に入れて目立たせるのもアリですが、あまり重要ではない要件などで多用してしまうと逆効果になりますのでほどほどに。

やり取りが何度も続く場合

相手に返信する際、件名は「Re: ◯◯◯◯◯」となります。
このやり取りだけで10回以上続いたら、後で内容を振り返りたいときに同じ件名ばかりで探しづらいですよね。
そんなときは、例えば以下のように補足説明を付けると分かりやすいです。

Re: 新商品の販促に関する提案

Re: 新商品の販促に関する提案(打ち合わせの日程)

Re: 新商品の販促に関する提案(デザインの変更)

Re: 新商品の販促に関する提案(情報解禁の件)

メールの要件が変わりましたら、いつまでも「Re: ◯◯◯◯◯」の状態にしておかず、件名も状況に応じて変えましょう。

いかがでしたでしょうか?
件名が特に重要だと感じるのは、やり取りから時間がかなり経った後で、過去のやり取りを参照したいときです。
件名が分かりやすいと過去のメールを探すのがとても容易になります。
件名はメールの顔であり看板でもありますから、あまり気にしたことがなかった方は、是非これからは意識して書いてみてください!

次ページ⇒「引用」を積極的に使ってメールのやり取りをよりスムーズに

フォローお願いします!


One thought on “メールの件名は「的確」で「分かりやすく」が基本

コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。 * が付いている欄は必須項目です